Digitalitzi i catalogui la documentació per estalviar i ser més productiu
Com més creix el volum de documents que maneja una empresa més difícil es torna mantenir la gestió a través dels conductes habituals: papers, carpetes, arxivadors, etc.
Saber coses com: on és un informe que es necessita, on arxivar un document que s'acaba de redactar, o què fer amb un correu electrònic en el qual hi figura una comanda, poden tornar-se difícils de gestionar si no es disposa de les eines adequades.
El gestor documental integrat en el nostre programari OPENSOFT SÈRIE XXI resol totes aquestes problemàtiques i, a més a més, ho fa d'una manera senzilla i eficient.
Alguns dels avantatges de què disposarà al utilitzar el nostre producte són:
- Estalvi: reducció de l'espai d'emmagatzematge i del temps emprat en fer cerques i guardar informació
- Confidencialitat: només poden accedir a la informació les persones autoritzades a fer-ho
- Compartició de la informació: la documentació és accessible com a recurs col·lectiu des d'un mateix repositori. Aquest fet evita duplicacions, despeses en còpies, etc.
- Millora de la productivitat: l'usuari veu com millora la seva productivitat al tenir un accés més ràpid i eficient a la informació que necessita diàriament
- Seguretat: l'existència d'un únic repositori facilita la realització de còpies de seguretat, així com la recuperació de documents perduts o esborrats accidentalment.
- Automatització: tots els documents generats pel nostre programari (pressupostos, albarans, factures, etc.) són parametritzats, organitzats i catalogats de manera totalment automàtica, quedant a disposició de l'empresa per a qualsevol consulta o recuperació.
- Comptabilització: si l'usuari ho considera oportú, existeix la possibilitat d'efectuar la comptabilització automàtica del document que s'està catalogant. D'aquesta manera, les dades del document només s'han d'introduir una sola vegada eliminant així les feines repetitives d'entrada de dades.